A pasta do administrador é uma ferramenta essencial para a compreensão e o entendimento da organização. Seja em papel ou em formato eletrônico, ela deve incluir uma quantidade significativa de informações, sem ser sobrecarregada. Não queremos sobrecarregar o administrador com informações irrelevantes para a sua função. No mínimo, os seguintes documentos devem ser incluídos: 

Documentos legais e outros documentos relacionados ao conselho.

Regulamentos gerais e cartas patentes.

Comprovante de seguro para membros do conselho e executivos e uma cópia da apólice de seguro.

Estatutos da Presidência, da Direção Geral, do Conselho e das diversas Comissões do Conselho.

Atas das reuniões do conselho de administração, comissões do conselho e assembleias gerais dos últimos dois anos.

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Plano de trabalho anual e cronograma das reuniões do conselho.

Lista de membros do conselho, seus dados de contato e biografias.

Código de Ética e Conduta Profissional para Diretores.

Políticas adotadas pelo conselho.

Documentos financeiros e outros documentos relacionados à organização.

Orçamento anual e demonstrações financeiras intermediárias.

Demonstrações financeiras auditadas .

Relatório anual de atividades .

Organograma da organização.

Missão, visão e valores.

Plano estratégico e plano de ação anual.

O novo administrador deve reservar o tempo necessário para ler esses documentos antes da reunião de orientação (a próxima etapa) e registrar quaisquer dúvidas ou necessidades de esclarecimento.